Pressmeddelandetips

PR-byrån Westander Publicitet & Påverkan har tagit fram en enkel mall på hur man ska skriva ett bra pressmeddelande. Här följer deras viktigaste tips:

Använd loggan
Placera er logotyp längst upp. Anpassa inte dokumentet enbart till ert förtryckta brevpapper, utan sätt loggan i sidhuvudet för elektronisk distribution.
Datera tydligt
Pressmeddelanden är färskvaror och därför är det viktigt med en tydlig datummärkning. Datera under logotypen, förslagsvis enligt modellen ”Pressmeddelande den 30 november 2005”. Undvik svårtydd digital datering och onödig avsändarort.
Rubricera slagkraftigt
Tänk ut en slagkraftig rubrik. Låt er inspireras av medias många gånger fyndiga och intresseväckande sådana. Rubriken ska ange huvudbudskapet, därför är det klokt att skriva den sist.
Sammanfatta först
Formulera en ingress på 2-4 rader som sammanfattar hela nyheten. Rubrik och ingress ska kunna kopieras direkt av den tidning som vill göra en notis.
Skriv nyhetsmässigt
Skriv det viktigaste först, eftersom journalister kortar redaktionell text nedifrån. Skriv några korta kommentarer i citatform. Ange namn och titel efter första citatet och bara namn efter det andra.
Länka till bilder
Ange internetadresser till ett bildarkiv på relevanta personer. Skriv gärna en bildtext. En bild ökar chansen för att notisen blir en illustrerad artikel.
Ange kontaktuppgifter
Infoga kontaktuppgifter till personer som kan ge ytterligare information. Telefonnummer, e-post och webbadress bör finnas med.
Presentera verksamheten
Presentera er verksamhet i sidfoten på 4-6 rader, med mindre teckenstorlek för att inte stjäla uppmärksamhet från nyheten.
Erbjud exklusivitet
Såvida ni inte är börsnoterade, är det ofta klokt att först erbjuda pressmeddelandet exklusivt till en utvald reporter. Omedelbart efter publicering bör det i så fall sändas ut till övriga media.
Använd e-post och fax
Sänd pressmeddelandet både via e-post (inte enbart som bifogad fil) och fax. Ha uppdaterade och kompletta sändlistor eller anlita en distributionstjänst.
Skicka på morgonen
Sänd pressmeddelandet på morgonen eller tidig förmiddag. På eftermiddagen är de flesta reportrar redan upptagna. Vänta hellre en dag, om det låter sig göras.
Hitta lokala vinklar
Anpassa pressmeddelande till rikstäckande respektive regionala eller lokala media, när detta är möjligt. Med regionens eller ortens namn i rubriken ökar chansen till publicering väsentligt.
Lägg ut på webben
Lägg ut pressmeddelandet på er webbplats samtidigt som det sänds ut. Mottagarna kan vilja verifiera utskicket och, om det kommit via fax, kopiera texten elektroniskt.
Var tillgängliga
Se till att kontaktpersonerna är tillgängliga när pressmeddelandet går ut. Den som ändå missar ett samtal bör snabbt ringa tillbaka till journalisten.

Några fallgropar:
Ingen avhandling
Skriv inte mer än en A4-sida. Ju längre text desto större risk att redaktionen slänger pressmeddelandet.
Inga smånyheter
Presentera inte flera små nyheter i ett och samma pressmeddelande. Det gör huvudbudskapet otydligt. Två nyheter redovisas i två olika pressmeddelanden.
Ingen reklamtext
Använd inte förskönande adjektiv, superlativ och utropstecken. Företagsreklam ratas direkt av redaktionerna. En text som inte behöver skrivas om helt och hållet blir lättare publicerad.
Inget fikonspråk
Undvik intern jargong och använd inte fackuttryck och förkortningar. Var aldrig ensam om att korrläsa texten och testa gärna läsbarheten på någon utomstående.
Inga sena utskick
Skicka inte ut ert pressmeddelande efter fredag lunch. Undantaget är om målet är att undvika publicitet, exempelvis kring ett dåligt resultat.
Inget krängande
Ring inte mottagaren och fråga om pressmeddelandet har kommit fram. Då är det mycket bättre att ringa redaktionen i förväg och fråga om det finns ett intresse för nyheten.

Mångfaldigande av denna text är tillåtet med angivande av källan.